Redesign tastbaar gemaakt
5 federale organisaties worden 1 grote ondersteunende organisatie
Inleiding
Op voorspraak van Minister van Ambtenarenzaken Steven Vandeput, heeft de regering vandaag beslist om een nieuwe organisatie FOD Beleid en Ondersteuning op te richten. Deze organisatie integreert de diensten van de FOD Personeel en Organisatie, de FOD Budget en Beheerscontrole, Fedict, Selor en Empreva.
De creatie van de FOD Beleid en Ondersteuning is een belangrijke tussenstap in de hertekening van het federale landschap en wellicht de meest tastbare realisatie binnen de redesign. Politiek gezien is het ook een uniek en ongezien project want de 5 organisaties vallen onder de bevoegdheid van 3 verschillende regeringspartijen. De bevoegde ministers, Minister Vandeput, Minister De Croo en Minister Wilmès, zullen ook collegiaal de nieuwe organisatie aansturen.
Waarom van 5 organisaties 1 maken?
De 5 organisaties die samenvoegd worden in 1 nieuwe organisatie hebben één gemeenschappelijke doelstelling: de andere federale overheidsdiensten ondersteunen. Ze samenvoegen in 1 grote ondersteunende organisatie is dus een logische stap. Door ze samen te voegen kunnen ze efficiënter ondersteunen en een betere dienstverlening garanderen. Immers hoe beter de federale organisaties ondersteund worden, hoe beter zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Om sneller, efficiënter en doelgerichter te kunnen antwoorden op vragen van klanten is het niet meer dan logisch dat we mensen en competenties samenbrengen in één organisatie op één locatie.
De nieuwe organisatie zal ondersteuning geven in verschillende domeinen gaande van digitale transformatie, tot personeelsbeheer maar ook aankopen en begroting. De rode draad in de organisatie wordt een cultuur van dienstbaarheid en een streven naar optimalisatie van de dienstverlening aan de klanten.
Samenwerking en centralisatie
De samenwerking en centralisatie van diensten ligt aan de grondslag van de nieuwe organisatie.
Voor de federale organisaties worden er binnen de FOD Beleid en Organisatie onder andere 3 dienstencentra opgericht:
- Persopoint dat fungeert als centraal sociaal secretariaat voor de overheid en de loonsadministratie overneemt van de verschillende federale overheidsdiensten
- Rekrutering en Ontwikkeling dat instaat voor het volledige loopbaanbeheer van de ambtenaren en dat de federale organisaties diensten verleent vanaf de selectie tot het uitdiensttreden van ambtenaren
- Federale accountant/Procurement dat op termijn kan evolueren naar een centraal boekhoudkantoor voor de overheid
Er komt ook een Digital Transformation Office. Dit zal het strategisch orgaan zijn binnen de federale overheid bevoegd voor de digitale transformatie. Het Digital Transformation Office zal een centrum van excellentie en innovatie zijn op het gebied van de nieuwe digitale technologieën en het gebruik van gegevens. De Digital Transformation Office zal sterk front-end gericht zijn.
Beter budgetair beheer van de federale diensten
De fusie van de Macrobudgetaire dienst met de dienst Begeleiding begroting en de dienst Deontologie beoogt een beter budgetair beheer van de federale organisaties dankzij synergiën en het installeren van processen die de certificatie mogelijk maken van de rekeningen van de federale instellingen door het Rekenhof en dit vanaf 1 januari 2020.
De fusie van e-procurement met Fedcom kondigt een nieuwe stap aan in de moedernisering van de openbare diensten. De integratie van deze diensten in één directoraat-generaal is de eerste stap richting een groeiende uitwisseling van gegevens tussen de beide informaticatoepassingen. Dit zal leiden tot een administratieve vereenvoudiging omdat het aankoopproces (publicatie in het speciaal lastenboek, gunning, bestelbon, ontvangstbewijs, boekhoudkundige afschrijving en betaling facturen via e-invoicing) volledig gedigitaliseerd wordt.
Wat verandert concreet?
Vanaf 1 maart 2017 gaan de 5 hierboven genoemde organisaties verder als de FOD Beleid en Ondersteuning. Die centralisatie van de dienstverlening wordt ook zichtbaar in de organisatiestructuur: er komt 1 onthaal bereikbaar via 1 uniek nummer, 1 personeelsdienst, 1 ICTdienst, 1 boekhouddienst, 1 vertaaldienst, 1 communcatiedienst en 1 logistieke dienst. Het personeel zal ook gefaseerd verhuizen naar 1 locatie (WTCIII). De organisatie zal bij haar start 662 voltijdse medewerkers kennen. Doordat de ondersteunende diensten van de verschillende organisaties samengevoegd worden, zijn er minder managers nodig (7 ipv 12 nu) en wordt het directiecomité van de nieuwe organisatie 42% kleiner.
Het personeel van de betrokken organisaties is door hun deelname in werkgroepen betrokken geweest in dit veranderingsproject. Volgende week krijgen ze een roadshow waarin de veranderingen in detail toegelicht worden. Midden januari volgt een gezamenlijke nieuwjaarsreceptie en in februari een kick-off event.
Informatie over de redesign van de overheid
Het Redesignprogramma, waartoe beslist op de Ministerraad van 3 juli 2015, is een veranderproject met als doelstelling het verhogen van de efficiëntie van de overheid en het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en ondernemingen.
Er werden in een eerste fase 6 trajecten geïdentificeerd met als gemeenschappelijke delers:
- Transversaliteit: de trajecten beogen een verandering die verder reikt dan 1 organisatie
- Bottom-up aanpak: de initiatieven en voorstellen komen uit de administratie en niet uit de politiek
- Samenwerking: organisaties die met dezelfde of soortgelijke taken bezig zijn, worden gestimuleerd om samen te werken en schaalvoordelen te creëren
- Centralisatie: waar mogelijk worden taken en processen die gespreid zijn over verschillende organisaties gecentraliseerd op de meest aangewezen plaats, i.e. de plaats waar de competenties aanwezig zijn
- Gemeenschappelijke governance met een duidelijke rolverdeling voor politiek en administratie
De 6 initieel opgestarte trajecten zijn:
- Centraal gecoördineerde federale aankopen
- Inning van overheidsinkomsten
- Vastgoedpatrimoniumbeheer van de overheid
- Operationele excellentie in het domein Veiligheid
- Operationele excellentie in het domein Gezondheid
- Integratie van de dienstverlenende processen binnen de verticale FOD’s en andere federale overheidsdiensten (horizontale integratie)= oprichting van FOD Beleid en Organisatie
Elk van deze individuele trajecten werden onder het sponsorship van een vakminister gebracht.
Deze zes trajecten fungeerden als ‘pilootprojecten’ en werden ondertussen aangevuld met 2 bijkomende trajecten:
- Operationele excellentie in het domein Studiediensten
- Digitale Transformatie van de Overheid
Quote van Minister van Amtenarenzaken Steven Vandeput:
“Ik ben bijzonder trots dat we vandaag als regering de beslissing genomen hebben om de FOD Beleid en Ondersteuning op te richten. Dit is een ongeziene verandering binnen het federale landschap en het resultaat van een unieke samenwerking binnen de regering. Het is ook een visibele stap na het vele werk dat al achter de schermen gebeurd is. Om enkele voorbeelden te noemen: de oprichting van de Federale Interne Auditdienst die de verschillende auditdiensten van de federale organisaties centraliseert, het invoeren van het klokkenluidersstatuut, de oprichting van Persopoint die de personeelsadministratie overneemt van de organisaties, de oprichting van een loopbaancentrum dat de volledige loopbaan van alle ambtenaren zal beheren van de rekrutering tot de indiensttreding of nog het centraal coördineren van de federale aankopen waardoor we eindelijk weten wat, waar, voor hoeveel aangekocht wordt. Door te centraliseren beschikken we eindelijk over de cijfers die we nodig hebben om een goed beleid te kunnen voeren.
Niet alleen brengen we verschillende organisaties samen in 1 grote ondersteunende organisatie maar we bieden ook centraal meer diensten aan. Hierdoor helpen we de federale organisaties om zich te focussen op hun kerntaken.”
Quote van Minister van Digitale Agenda, Telecom en Post Alexander De Croo:
“Het nieuwe Digital Transformation Office wordt de spil van de digitalisering van de federale overheidsdiensten. Digitaal is het nieuwe normaal, ook voor overheden. Het Digital Transformation Office zal een strategische rol opnemen in de digitale transformatie van de federale overheid. Het zal een excellentiecentrum zijn dat digitale innovatie bij federale overheidsdiensten pusht en hen succesvol de omslag laat maken naar de digitale dienstverlening. Het Digital Transformation Office zal front-end gericht zijn; gebruiksvriendelijke en toegankelijke digitale dienstverlening staat centraal.”
Sophie Wilmès : " Ik verwelkom dit eerste concrete effect van de redesign. Een goed bestuur en professionalisme zijn de essentiële pijlers van een goed werkende administratie. Het doet me plezier om vast te stellen dat de activiteiten qua beleid en ondersteuning vanaf nu de noodzakelijke kritische massa zullen hebben om optimaal hun missie te bereiken." "Het nastreven van een verhoogde effciëntie van de federale administraties en een betere dienstverlening aan burgers is een fundamentele doelstelling van de overheid. Hieruit zal ongetwijfeld een efficiëntiewinst voortvloeien voor de ondernemingen, de KMO’s en natuurlijk ook voor de overheidsdiensten." "De hervorming zal ook toestaan om intern een betere dienstverlening te bieden aan de instellingen en administraties en aan de regering."
